Excel Temel Dosya İşlemleri

EXCEL TEMEL DOSYA İŞLEMLERİ

Excel ile çalışmadan önce dosya işlemleri hakkında bilgi sahibi olmanız gerekir. (Eğer Word kullanıyorsanız, sizin bu konuyu okumanıza gerek olmayabilir!)
Excel'de dosya kavramı yerine çalışma kitabı kavramı kullanılmaktadır. Bir çalışma kitabı, çalışma sayfalarından oluşmaktadır.

YENİ BİR ÇALIŞMA KİTABI OLUŞTURMAK

Excel'i ilk çalıştırdığınızda karşınıza yeni bir çalışma kitabı açılacaktır. Bu kitabın açılıştaki adı Kitap1 olarak görünecektir. Çalışmalar bu kitap üzerinde yapılır. Dosya kapatılacağı zaman ya da Excel'den çıkmak istenildiğinde bu kitabı kaydetmek istenilip istenilmediği sorulur. Kaydetmek istiyorsanız. Yeni çalışma kitabı açmak için:

1. (Dosya/Yeni) komutunu seçilir.
2. Standart Araç Çubuğu'ndan (Yeni) simgesi tıklanır.

ÇALIŞMA SAYFASI

Bir Çalışma Sayfasında sütun ve satırların kesiştiği birime "Hücre" denir. Hangi hücre aktif halde ise "Formül Çubuğu" üzerinde bulunan "Hücre Adresi" bölümünde aktif olan hücre adı yazar. Hücre içeriği de "Formül Çubuğu" üzerinde gözükür. Sol tarafta "Satır Numaraları" 1, 2, 3... biçiminde; "Sütun Başlıkları" ise A, B, C ... biçimindedir.

MEVCUT BİR ÇALIŞMA KİTABINI AÇMAK

"Dosya" - "Aç " komutunu tıklayınız. Karşınıza "Aç" iletişim penceresi çıkacaktır.

Bu iletişim penceresinde açmak için belgenin üzerine sonra da “Aç” düğmesine tıklanır. Ya da belgenin üzerine çift tıklanir. Eğer açmak istediğiniz belge başka bir sürücüde ya da klasördeyse “Bak” bölgesindeki ok işareti üzerine tıklanır. Buradan aranılan belge bulunur ve üzerine çift tıklanır.

Çalışma Kitabını Kaydetmek
1. Çalışma kitabını kaydetmek için "Dosya" menüsünden " Kaydet" (Save) komutu seçilir.
2. Araç çubuğu üzerindeki "Kaydet" düğmesi tıklanır.
3. Shift-F12 (Farklı Kaydet)  4. Ctrl-S (Kaydet)
Eğer dosya daha önceden bilgisayar veya diskete kaydedilmediyse dosyaya bir isim verilmesi gerekecektir. "Dosya adı" kutusuna uygun bir dosya adı yazılıp "Kaydet" düğmesine veya enter tuşuna basılır.

ÇALIŞMA KİTABINI YENİ ADLA KAYDETMEK

Daha önceden kaydedilmiş ve yeniden açılmış bir dosya üzerinde çalışıp, dosyayı yeni haliyle başka bir isimle kaydetmek (yani bir kopyasını çıkartmak) istediğinizde "Dosya/Farklı Kaydet" komutu verilir. Bu işlem için araç çubuğu üzerindeki "Kaydet" düğmesi kullanılmaz.

ÇALIŞMA KİTABINI KAPATMAK

Bir çalışma kitabını kapatmak için "Dosya-Kapat" komutu ya da ekranın sağ üst köşesinde bulunan "Pencereyi Kapat" düğmesine basılır.
Eğer kapatmak istediğiniz çalışma kitabında değişiklik yapmışsanız Excel size bu kitabı bu haliyle kaydetmek isteyip istemediğinizi soracaktır. Kaydetmek istiyorsanız "Evet" , kaydetmek istemiyorsanız "Hayır"  , "Çalışma Kitabı üzerinde" işlem yapmaya devam etmek için "İptal" düğmesine basılır.

SATIR-SÜTUN BOYUTLANDIRILMASI

Çalışma sayfasında kullanılan sütun genişliklerinin ayarlamak için;
Birinci yöntem : "Sütun Başlıkları" arasındaki çizgi üzerine gelinir. İmleç iki ucunda ok olan artı işareti biçimine gelince farenin sol tuşuna basılır ve parmak kaldırılmadan; genişletmek için sağa, daraltmak için sola çekilir.

İkinci yöntem :

1. Genişletmek ya da daraltmak istediğiniz sütunlardan en az birer hücre seçilir.
2. Menü Araç çubuğundan "Biçim/Sütun/Genişlik" komutu seçilir.
3. Sütun genişliğine 15 yazıp "Tamam"  düğmesine basılır.

Çalışma sayfasında kullanılan satır yüksekliklerinin ayarlanması için;
Birinci yöntem : "Sütun Başlıkları" arasındaki çizgi üzerine gelinir. İmleç iki ucunda ok olan artı işareti biçimine gelince farenin sol tuşuna basılır ve parmak kaldırılmadan; daraltmak için aşağı veya yukarı çekilir.

İkinci yöntem :

1. Yükseltmek ya da alçaltmak istediğiniz satırlardan en az birer hücre seçin.
2. Menü Araç çubuğundan "Biçim/Satır/Yükseklik" komutu seçilir.
3. Satır yüksekliğine 15 yazın ve (Tamam) düğmesine basın.

SATIR-SÜTUN-HÜCRE EKLEME VE SİLME

Satır, sütun ya da hücre silmek için;

1. Silmek istediğiniz satır, sütun ya da hücre seçilir

Seçim yapma:
a. Bir satırı veya satırları seçmek için "Satır Numaraları"nın üzerine basılır. Ard arda satırları seçmek için başlangıç ve bitiş satırı seçildikten sonra fare uygun biçimde kaydırılır.
b. Bir sütunu veya sütunları seçmek için "Sütun Başlığı"nın üzerine basılır Ard arda sütunları seçmek için başlangıç ve bitiş sütunu seçildikten sonra fare uygun biçimde kaydırılır.
c. Yan yana hücreleri seçmek için fare seçimin yapılacağı köşelerden birisine getirilip, çapraz biçimde fare kaydırılır.
d. Yan yana olmayan satırları/sütunları/hücreleri seçmek için önce Ctrl tuşuna basılır, parmak kaldırılmadan seçilmek istenen satırlar/sütunlar/hücreler seçilir.

1. "Düzen/Sil" komutu tıklanır.
2. Karşınıza gelen "Sil" penceresinden "Hücreleri sola ötele"/"Hücreleri yukarı ötele"/"Tüm satır"/"Tüm sütun" seçilip, "Tamam" düğmesine basılır.
Not: Aynı işlemi farenin sağ tuşu kullanılarak açılan kısayol menüsünden de yapılabilir.

Satır sütun ya da hücre eklemek için;
1. Fareyi sonrasına eklemek istediğiniz satır ya da sütuna getirin.
2. "Ekle" menüsünden isteğinize göre "Satır" "Sütun" ya da "Hücreler" komutunu seçilir.
Not: Eğer hücre eklemek istiyorsanız karşınıza gelen pencerede, mevcut hücrelerin ne yöne doğru öteleneceği sorulur.

HÜCRELERİ HİZALAMA VE BİRLEŞTİRME

Aşağıdaki tabloda görünen değişik hizalamaları gerçekleştirmek için aşağıdaki adımları sırasıyla yapın:
Adım1:
1. A1 Hücresine 1.Hafta yazın
2. B2 den G2 ye kadar olan hücreleri yatay olarak seçin. Sonra “Biçim” menüsünden “Hücreler” seçin
3. Karşınıza gelen pencerede "Hizalama" sekmesini tıklayın.
4. “Hücreleri birleştir” seçildikten sonra tamam düğmesini tıklayın.
5. Oluşan bu büyük hücreye Haftalık Ders Programı yazın.
Adım2:
1. 3 nolu satırı seçin ve Biçim menüsünden yine hücreler’i seçin
2. Açılan pencereden “Yön” 45 derecelik açıyı ve Yatay-Dikey kutularını merkez olarak olacak şekilde işaretleyip tamam düğmesine basın
3. B3 e saat C3 e Pazartesi D3 e Salı ve diğerlerini sırayla yazın.
4. 3 Nolu sütunu genişletin

Adım3:
1. A4 Hücresinden A10 Hücresine kadarki alanı birleştirin
2. Oluşan Hücreye Okulun adını yazın
3. "Biçim" menüsünden "Hücreler" komutunu tıklayın.
4. "Hizala" sekmesinde, 90 derecelik açıyı ve yine Yatay-Dikey olarak merkezi seçin.
5. Cetvelin içini doldurup kenarlıklarını koyun

KENARLIK-GÖLGELENDİRME-YAZI RENGİ

OTOMATİK BİÇİMLENDİRME

Şekilde görülen biçimsiz tabloyu alttaki gibi otomatik biçimlemek için;

1. Aktif hücreyi biçimlemek istediğiniz tablonun üzerinde herhangi bir hücreye getirin.
2. "Biçim" menüsünden "Otomatik biçim" i tıklatın.
3. Karşınıza gelen pencereden istediğiniz biçimi seçin ve "Tamam"ı tıklayın.

KOPYALA-YAPIŞTIR
Şekildeki hücreleri Seç-Kopyala -Yapıştır yöntemiyle çoğaltmak için;
1. Çoğaltmak istediğiniz hücreleri (A1'den B4'e kadar) seçin.
2. Farenin sağ düğmesine seçili alan üzerinde iken tıklatın.
3. Karşınıza gelen kısayol menüsünden "Kopyala" komutunu tıklatın.
4. Yapıştırmak istediğiniz yere (hücreye) (D1 hücresine) tıklayın.
5. Farenin sağ düğmesini tıklayıp kısa yol menüsünü görüntüleyin.
6. Bu menüden " Yapıştır" komutunu tıklayın.
KES-YAPIŞTIR
Şekildeki hücreleri Seç-Kes-Yapıştır yöntemiyle taşımak için;
1. Taşımak istediğiniz hücreleri (A1'den B4'e kadar) seçin.
2. Farenin sağ düğmesine işaretli alan üzerinde iken tıklatın.
3. Karşınıza gelen kısayol menüsünden "Kes" komutunu tıklatın.
4. Yapıştırmak istediğiniz yere (hücreye) (E1hücresine) tıklayın.
5. Farenin sağ düğmesini tıklayıp kısa yol menüsünü görüntüleyin.
6. Bu menüden "Yapıştır" komutunu tıklayın

Aynı işlemleri, araç çubuğu üzerindeki altta görülen düğmelerle de yapabilirsiniz. Ayrıca, aynı işlemleri farklı sayfalar üzerinde de uygulayabilirsiniz.

SAYI BİÇİMLENDİRME

Excel'de oluşturulan tabloların daha rahat anlaşılması ve daha güzel görülmesi açısından sayıları da biçimlendirebiliriz. Şu unutulmamalıdır ki hücredeki sayıların değerleri değil sadece biçimleri (görünüşleri) değişir. Etkin hücrenin değeri, formül çubuğunda görüntülenir. Yandaki örnek tabloda görülen iki sütunun da değerleri aynıdır, sadece biçimleri farklıdır.

Hücrede/Hücrelerdeki işlemleri yapmak için;
1. Biçimlendirmek istediğimiz hücre ya da hücreleri seçin.
2. "Biçim" menüsünden "Hücreler"i tıklayın.
3. İstediğiniz sayı biçimini seçin

HÜCREYE AÇIKLAMA EKLEME

Eğer hazırladığınız çalışma sayfalarını sizden başkası da kullanıyorsa, bazı verilere ilişkin açıklamalarda bulunmak zorunda kalabilirsiniz. Bu gereksinimi karşılamak amacıyla Excel size, hücrelere not iliştirme olanağı sunmaktadır.

Herhangi bir hücreye açıklama eklemek için;

1. Tabloda görülen bütün verileri girin.
2. Aktif hücreyi B5(Açıklama eklemek istediğiniz Hücre) hücresine getirin.
3. "Ekle" menüsünden "Açıklama" komutunu tıklatın.
4. Karşınıza gelen kutuya açıklamanızı yazın.
5. Metni yazmayı bitirince, açıklama kutusunun dışında herhangi bir yerde fareyi tıklayın.
Fareyi B5 hücresinin üzerine tekrar getirdiğinizde açıklama görünecektir.

Açıklamayı Düzenleme

1. Düzenlemek istediğiniz açıklamayı içeren hücreye farenin sağ tuşu ile tıklayın.
2. "Açıklama Düzenle" yi tıklayın.
NOT: Aynı menüden "Açıklama Sil" komutu ile açıklamayı silebilirsiniz.

BİTİŞİK HÜCRELERE DAYANARAK HÜCRELERİ OTOMATİK DOLDURMA

Hücrenin doldurma tutamacını sürükleyerek o hücreyi aynı satırdaki diğer hücrelere kopyalayabilirsiniz. Hücre, Excel'in seri olarak genişletebileceği bir sayı, tarih veya zaman süresi içeriyorsa, değerleri kopyalama yerine değerlere ekleme yapılır. Örneğin, hücre "Ocak" değerini içeriyorsa, satırdaki veya sütundaki diğer hücreleri hemen "Şubat", "Mart" ve devamı aylarla doldurabilirsiniz.

SAYILARI OTOMATİK DOLDURMA

Eğer 1, 2, 3….. ya da 2, 4, 6….gibi artan bir listeyi hızlı ve kolay bir şekilde oluşturacaksak, bunu sağlamak için;



Şekilde görülen verileri girin. İlgili hücreleri seçtikten sonra, imlecin şekildeki gibi artı işareti şekline dönüşmesini sağlayın. Doldurma tutamacından tutarak (imlecin artı işareti şekli) fare ile aşağı yönde sürükleyin. Tek bir rakam yazılı ise ve buradan sıralı yazdırmak istiyorsanız da imleç + işaretinde iken “Ctrl” tuşuna basın ve çekin.
 


TARİH, AY VE GÜN OTOMATİK DOLDURMA

1.    Birinci satırdaki değerleri girin. Mesela 18.07.2002

2.    Her birini teker teker seçtikten sonra doldurma tutamaçlarından seçerek aşağı yöne doğru otomatik doldurun.

Bütün bu işlemler için sadece ilk hücreyi seçiyoruz.

FORMÜL HAZIRLAMA VE KULLANMA

Adres kullanılarak hesaplamalar yapılabilir. Formül kullanmak için önce içeriği formül ile belirlemek istenen hücre aktif duruma getirilir. Formül girişi doğrudan hücreye yapılacağı gibi formül çubuğu aracılığı ile de yapılabilir. Ancak formül girişlerinin formül çubuğundan yapılması önerilmektedir. Formül hazırlamak için hücreye önce "=" işareti girilir. Örnek olarak, A1 ve B1 hücrelerindeki iki sayıyı toplamak için yazılacak formülü hazırlayalım. Formülü C1 hücresine hazırlayacağız. Bunun için:

1. C1 hücresine gelinir.
2. Formülü =A1+B1 şeklinde yazılıp, enter tuşuna basılır.
Aşağıdaki şekilleri inceleyerek formülü yazmaya çalışın.

Bunun için;

1. B10 hücresi aktif hücre durumunda iken imleci formül çubuğuna taşıyın.
2. B10 hücresine formül yazmak için önce "=" karakterini girin.
3. Ardından içerikleri toplanacak hücre adreslerinin aralarına "+" işareti konulmak suretiyle formül çubuğuna yazın.
4. Sonra enter ya da formül çubuğu üzerindeki onay işaretli olan yeşil U düğmeye basın.

Hücre içinde toplama işleminin sonucu görüntülenirken, formül çubuğunda hazırlanan formül görüntülenir. C8 hücresinin (giderler toplamını) için, aynı işlem "Formül Kopyalama" yöntemiyle yapılır.
"Net" adlı sütunun değerini bulmak için; B3 hücresinin değerinden C3 hücresinin değerinin çıkarılması gerekmektedir. Bunun için;
1. D3 hücresi aktif hücre durumunda iken imleci formül çubuğuna taşıyın.
2. D3 hücresine formül yazmak için önce "=" karakterini girin.
3. Ardından birbirinden çıkarılacak hücre adreslerinin arasına "-" işaretini koymak suretiyle formül çubuğuna yazın.
4. Sonra enter ya da formül çubuğu üzerindeki onay işaretli olan düğmeye basın.
Bu işlemi, D4, D5, D6 ve D7 hücreleri için tek tek yapabileceğiniz gibi birazdan okuyacağınız daha kolay bir yöntem öneriyoruz size.

FORMÜLLERİ KOPYALAMA

Şimdi aynı toplama işlemini ya da formül hazırlama işlemini C sütunundaki sayısal bilgi içeren hücreler için yapalım. Ancak yeni baştan formül hazırlamak yerine, B10 hücresi için hazırlanan formülü C10 hücresine kopyalayabiliriz. Sayı ve ay günleri çoğaltmada kullandığımız yöntemle; formül yazdığımız D3 hücresinin sağ alt köşesindeki noktadan tutup aşağı doğru bu örnek için D9 hücresine kadar ilerletelim. Formülleri tekrar tekrar yazmadan haftanın tüm günlerinin Net’ini çıkarmış olduk.

TOPLA FONKSİYONU

Bir sütunda bulunan birden fazla hücrenin içeriğini toplamak üzere formül hazırlarken yukarıdaki örnekte yapıldığı gibi formül çubuğuna içerikleri toplanacak hücrelerin adlarını tek tek yazmak yerine, Excel'in hazır TOPLA() fonksiyonundan yararlanabilirsiniz.
Bu amaçla formül yazmak üzere formül çubuğuna "=" karakterini yazdıktan sonra büyük harflerle TOPLA yazılır. Fonksiyonlara parametre olarak verilen bilgiler parantez içine yazılır. Formülde aynı hat üzerindeki hücreleri toplamak için bütün hücre adlarını fonksiyona parametre olarak vermek pratik değildir. Bu gibi durumlarda içerikleri aynı işleme tabi tutulacak hücreler, Hücre Erimi olarak belirtilir. Hücre erimlerinde, işleme tabi tutulacak ilk hücre ile son hücrenin adı arasına iki nokta ":" karakteri konulur.
Eğer kullanmak istediğiniz hazır fonksiyonun özelliklerini biliyorsanız formül çubuğuna formülü doğrudan yazabilirsiniz, bilmiyorsanız "Ekle" menüsündeki "İşlev" komutundan yararlanabilirsiniz. Komutu vermeden önce kendisi için formül hazırlamak istediğiniz hücreyi aktif hücre durumuna getirmeniz gerekir.

"Ekle-İşlev" Komutu verdikten sonra ekrana "İşlev Yapıştır" diyalog kutusu gelir. Bu pencerede "İşlev Kategorisi"  ve "İşlev Adı" adında iki liste kutusu bulunmaktadır. Ayrıca "En Son Kullanılan" adında bir kategori daha vardır. "Topla" işlevi bu listede de yer alabilir.

OTOMATİK TOPLAMA:

Excel, TOPLA işlevi dışında otomatik toplama adıyla bir kolaylık daha sunmaktadır. Otomatik toplama işlemi için araç çubuğunda S işaretli düğme bulunmaktadır.

Otomatik toplama imkanından yararlanmak için, sonucu bulunacak değerin yazılacağı hücre önce aktif hücre durumuna getirilmelidir. Ancak bu hücrenin söz konusu sütun veya satırda içeriği toplanacak en son hücreden hemen sonraki hücre olmasına dikkat etmelisiniz. Yukarıda verilen örneği şimdi de otomatik toplama özelliği ile yapalım.

Bu amaçla, sonucun yazılacağı B10 hücresini aktif hücre durumuna getirelim. Daha sonra araç çubuğu üzerindeki otomatik toplama düğmesini tıklarsanız, Excel, B sütununda bulunan ve sayısal değer içeren hücrelerin erim olarak kullanıldığı bir formülü otomatik olarak hazırlar. Excel, sizden hazırlanan bu formülü onaylamanızı ister (Enter'a basınız). Yanda verilen ekran görüntüsünü inceleyiniz.

Eğer içeriklerini toplamak istediğiniz hücrelerin Excel tarafından tespit edilmesini istemiyorsanız, söz konusu hücreleri seçili duruma getirip ondan sonra araç çubuğundaki "Otomatik Topla"  düğmesine tıklayın. Aşağıda şekil olarak verilen örneği inceleyin.


EĞER FONKSİYONU

Değerler ve formüller üzerinde koşula bağlı testler yapmak için "Eğer" (IF) fonksiyonunu kullanırız. Belirlediğiniz koşulun sonucu "Doğru" ise bir değeri, "Yanlış" ise başka bir değeri verir. Bu fonksiyon dışarıdan parametre olarak üç bilgi almaktadır. İlk parametrede bir karşılaştırma bulunmaktadır. Karşılaştırmanın sonucu doğru değerini içeriyorsa "Eğer" fonksiyonu geriye kendisine 2. parametre olarak verilen bilgiyi, karşılaştırmanın sonucu yanlış ise "Eğer" fonksiyonu bu kez 3.parametreyi geriye döndürür.

EXCEL'de mantıksal bir koşulu sınamak için aşağıdaki işlemciler kullanılır.
< küçük
<= küçük veya eşit
= eşit
>= büyük veya eşit

> büyük
<> eşit değil

EXCEL'DE işlemlerde işlem önceliği şu şekildedir:

1. parantez içi
2. * veya /
3. + veya -

Bu fonksiyonun nasıl çalıştığını görmek amacıyla aşağıdaki ekran görüntüsünü inceleyiniz.
Bu örnekte her satırda bir müşteriye ait toplam alım ve ödemeler tutarı yer almaktadır. Söz konusu müşterinin satın aldığı malların fatura değeri yaptığı ödemelerden fazla ise D sütununa "Borçlu", yaptığı ödemeler daha fazla ise bu kez D sütunundaki ilgili hücreye "Alacaklı" bilgisi yazılacaktır. D sütunundaki hücrelerin içeriklerini belirlemek için yazılacak IF fonksiyonu ekranda görülmektedir

İÇ İÇE EĞER KULLANIMI

         !!!!!  DİKKAT !!!!!!
1. Açılan ve kapatılan parantez sayıları birbirine eşit olmalıdır.
2. Karakterler çift tırnak içinde gösterilmelidir. Sayılar çift tırnak içine alınmazlar.
3. Doğru ya da yanlış değer verilmeyecekse noktalı virgül mutlaka konulmalıdır.

Örnek ; =EĞER(A2<20;"SOĞUK";EĞER(A2<70;"ILIK""SICAK"))